Binnen elk bedrijf groeit de hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden met de dag. Daardoor is het noodzakelijk dat iedereen die in de organisatie met deze informatie te maken krijgt, op de hoogte is van de laatste details. Het is dus zaak om deze informatiestromen op een goede manier te organiseren. In theorie klinkt dit logisch en vanzelfsprekend, maar in de praktijk lukt het niet altijd om hier aandacht aan te besteden. Het optimaliseren van de manier waarop informatie binnen een bedrijf verwerkt wordt, noemen we ook wel workflow management. 

Workflow 

Workflow binnen een bedrijf bestaat dus uit de informatiestromen die in een organisatie continu veranderen. Doordat al deze informatie zo vaak verandert, is het noodzakelijk dat iedereen op de hoogte is van de laatste versie. Met workflow management kan hier beter op gelet gaan worden. In een document management systeem kan iedereen de laatst binnengekomen informatie noteren, waardoor iedereen met toegang tot dit systeem deze informatie kan terugvinden. Door dit goed te managen, levert dit systeem verschillende voordelen op  binnen de organisatie. Zo wordt er veel tijd bespaard binnen de organisatie, wat bijna automatisch ook betekent dat er geld wordt bespaard.  

Voordelen 

In het systeem kan bijvoorbeeld aangegeven worden wanneer een medewerker klaar is met een bepaalde taak. Vervolgens zal de volgende medewerker in de lijn van het proces een melding krijgen dat hij of zij de nieuwe taak kan gaan uitvoeren. Dit bespaart tijd. Bovendien weet iedereen hierdoor welke taak wanneer en door wie uitgevoerd moet worden. Dit voorkomt daarnaast ook nog dat er dubbel werk verricht wordt. Doordat alles in het systeem gedocumenteerd kan worden, wordt ook alle informatie van iedere klant op een duidelijke manier bijgehouden. Hierdoor is  iedere medewerker op elk moment op de hoogte van de laatste problemen, oplossingen en afspraken die met een klant zijn gemaakt. Binnen de externe communicatie zal workflow management dus ook voor veel duidelijkheid zorgen.

De belangrijkste voordelen van workflow management op een rijtje

• Altijd toegang tot meest up-to-date informatie

• Efficiënter werken binnen de organisatie

• Rolverdeling is duidelijk

• Voorkomen van dubbel werk

• Mogelijkheid tot automatiseren repeterend werk

• Voorkom fouten en faalkosten

• Hogere klanttevredenheid